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Lilli Rohde und Maike Benner

Über die Autoren: Lilli Rohde und Maike Benner

Haben wir wirklich zu wenig Zeit, oder wissen wir einfach nicht mehr wie man mit der vorhandenen Ressource umzugehen hat? Uns allen steht theoretisch die gleiche Menge an Zeit zur Verfügung, doch irgendwie schaffen es manche diese optimal für sich zu nutzen, und andere haben das Gefühl wie im Hamsterrad hinterher zu rennen.

Es gibt unzählige Tipps, Tricks und Theorien wie man das Maximum aus seinem Zeitkonto rausholt; Seminare, Online-Kurse und Coachings haben Zeitmanagement bei sich im Portfolio. Wir wenden Zeit dafür auf, um zu lernen wie wir unsere Zeit besser einteilen können. Es gibt die cleversten Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesplaner, die einem helfen sollen, jede Stunde wertvoll auszunutzen.

Wo liegt aber das Geheimnis im Zeitmanagement? Wie schaffst du, mehr Zeit für dich und deine Projekte zu finden? Wie kannst du Zeit sparen und vor allem, was sind die Dinge, mit denen du Zeit verschwendest, ohne es zu merken?

Du musst für dich selbst klare Regeln aufstellen wann du verfügbar bist, wem du deine Zeit schenkst und von wem du dir deine Zeit nicht oder nicht mehr stehlen lässt. Wenn dir deine Zeit wertvoll ist, und du auch danach handelst, dann wirst du davon auch ganz automatisch mehr bekommen. Denn auch andere Menschen werden merken, dass sie dir deine Zeit nicht einfach so wegnehmen können. Hör also auf anderen zu erlauben dich zu unterbrechen, egal ob bei deiner Arbeit oder in deiner Freizeit.

Wenn du gerade dabei bist ein wichtiges Projekt zu beenden und du wirst dauernd vom Telefon unterbrochen, dann liegt es an dir wie du damit umgehst. Du kannst dich weiterhin unterbrechen lassen und anderen deine Zeit „schenken“ oder eben dementsprechend reagieren und solche Unterbrechungen in Zukunft nicht mehr zulassen.

Das entscheidende beim Thema Zeitmanagement ist die Routine bzw. auch gewisse Rituale, die einem helfen am Ball zu bleiben und sich nicht zu verzetteln.

Wäre die folgende Routine etwas für dich?

Mach dein Bett – jeden Morgen. Dies ist psychologisch ein sehr leistungsfähiges und einfach zu implementierendes Tool. In dem Moment, in dem du dein Bett gemacht haben, ist die erste Aufgabe / Mission des Tages erfolgreich abgeschlossen. Dein Belohnungscenter erhält morgens als erstes einen Schub.
Erledige die wichtigsten Themen immer und jeden Tag zur gleichen Uhrzeit. Zum Beispiel wenn du an einem Projekt oder Auftrag arbeitest, dann plane die ersten zwei Stunden des Tages nur für dieses Projekt an. Es bietet sich an dieses in den Morgenstunden zu tun, da hier die Störfaktoren am geringsten sind.
Strukturiere deinen (Arbeits)tag – erfolgreiche Manager haben einen täglichen Zeitplan, in dem alle 5 Minuten geplant sind. Ehrlich gesagt, wenn du so beschäftigt bist, dann machst du etwas falsch. In 5 Minuten eine Aufgabe nachhaltig zu bewältigen ist zweifelhaft. Nach unserer Erfahrung ist es sinnvoll, stündlich oder zweistündlich zu planen, abhängig von deinen Anforderungen und Berufsprofil. Es gibt tolle Kalenderfunktionen – nutze diese. Plane Puffer zwischen Besprechungen und Anrufen ein, diese sind wichtig zum Vorbereiten oder Nacharbeiten.
Lerne Prioritäten zu setzen, wenn du nicht weißt, wie es geht, frage jemanden (Kollegen, Geschäftspartner, Freund) der gut darin ist, oder suche dir einen Coach, der mit dir daran arbeiten kann. Für Manager – delegiere! Und wenn du Probleme damit hast hilft auch hier ein Coach. Du wirst sehen, welche erstaunlichen Ergebnisse erzielt werden können.
Entscheidend in dem ganzen Konstrukt ist die eigene Motivation etwas zu verändern und aus dem Gefühl, dass einem die Zeit davon rennt auszusteigen.
Der große Vorteil von Routinen und Ritualen: Was wir unbewusst oder gewohnheitsmäßig tun, kostet uns kaum Anstrengung, da wir es eben automatisch und ohne Nachdenken tun.

Ein anschauliches Beispiel ist hier das Zähneputzen. Du machst das automatisch, sehr wahrscheinlich immer etwa zur selben Zeit und auf dieselbe Art und Weise, ohne dass du dir dafür genaue Instruktionen geben musst. Was wir hingegen bewusst tun, kostet uns immer Energie und Anstrengung. Es ist wichtig positive Rituale in seinem Tag zu installieren, denn positive Rituale helfen uns, die unbewusste Steuerung unseres Lebens zu beeinflussen und positiv zu nutzen. Damit können wir mit positiven Ritualen unser Energie- und damit auch unser Zeitmanagement beeinflussen. Rituale empfehlen sich besonders für Dinge, die man regelmäßig machen muss oder will, aber die nicht dringend sind. Als Beispiel hier das Planen von Aufgaben (was will ich heute erledigen?) oder an Reviews (was klappte heute, was nicht?).

Es lohnt sich in jedem Fall, eine halbe oder dreiviertel Stunde früher aufzustehen und in das wichtigste Kapital zu investieren, dass du hast: dich selbst. In unserem Buch Zeitmanagement, welches sich speziell an Selbstständige und Unternehmer richtet, gehen wir in die Praxis und zeigen anhand unserer eigenen Rituale, wie man seine Energie und damit Zeit am Besten nutzt.

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