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Zerteilen Sie das gesamte Projekt in verschiedene Phasen!

Zerteilen Sie das gesamte Projekt in verschiedene Phasen!

Verschiedene Phasen eines Projektes

Durch das Zerteilen des gesamten Projektes in einzelne Phasen wird die Komplexität einfacher beherrschbar. Dabei wird das Projekt als Ganzes betrachtet und ausgehend davon, werden nach der DIN fünf Projektmanagementphasen eingeteilt.

In der ersten Phase muss das Projekt initiiert werden. Hierbei muss die Entscheidung getroffen werden, ob die Projektidee überhaupt weiterverfolgt werden soll oder verworfen wird. Die Entscheidung hierfür wird gemeinsam von dem Management und dem internen Auftraggeber getroffen. Für die Entscheidungsfindung wird in vielen Fällen ein Business Case genutzt.

Nicht nur eine einzelne Projektidee steht hierbei zur Auswahl. Wird eine bestimmte langfristige Vision verfolgt, können auch mehrere Ideen miteinander konkurrieren. In der ersten Phase muss dann die Auswahl getroffen werden, welche Idee weiterverfolgt wird.

Wurde die Entscheidung getroffen, das Projekt zu verfolgen, müssen weitere Aufgaben absolviert werden. Es muss eine Zieldefinition erarbeitet werden und die Stakeholder müssen die Freigabe für das Projekt erteilen. Die Initiierungsphase wird im Wesentlichen von dem Management oder externen Kunden begleitet. Der mögliche Projektleiter oder das Projektteam haben in dieser Phase nur einen sehr geringen Anteil.

Ist die Entscheidung zugunsten des Projektes gefallen, schließt sich die Definitionsphase an. Jetzt wird ein Projektleiter bestimmt und das Projektteam gebildet. Das Projekt wird formal definiert und beschrieben. Der Projektauftrag wird ausformuliert und sobald alle möglichen Definitionen abgeschlossen sind, kann die Freigabe erfolgen. Dabei müssen die Stakeholder einbezogen werden und diese haben einen wesentlichen Anteil daran, ob ein Projekt freigegeben wird.

Wurde die Freigabe erteilt, geht es nun an die konkrete Planung des Projektes. Hierbei wird die Zukunft des Projektes in Gedanken durchgegangen. Es wird festgelegt, wie und zu welchem Zeitpunkt die Ziele realisiert werden. Es werden auch bestimmte Risiken und mögliche Probleme im Laufe des Projektes betrachtet.

Nachdem alle Planungen abgeschlossen wurden, beginnt die Umsetzungsphase. Nun werden die Aufgaben durchgeführt, die zur Erfüllung des Ziels notwendig sind. Das Projektmanagement ist vor allem dafür zuständig, das Projekt zu steuern. Es ist dafür verantwortlich, dass das gesamte Projekt in der Weise abläuft, dass das Ziel erreicht wird. Ohne das Projektmanagement bestünde gerade bei großen und komplexen Projekten die Gefahr, dass diese in eine andere Richtung abdriften und die eigentlichen Ziele nicht erreicht werden können.

Um das Projekt zu steuern, wird regelmäßig der Arbeitsfortschritt überwacht. Es werden Tests durchgeführt und Ergebnisse überprüft. Verlaufen die Ergebnisse nicht zufriedenstellend, müssen die Pläne angepasst werden. Auf diese Weise wird von dem Projektmanagement sichergestellt, dass das Produkt nach den Vorstellungen des Kunden fertiggestellt wird. Am Ende der Umsetzungsphase muss das Projekt vom Kunden abgenommen werden.

Das Projekt unterliegt einer zeitlichen Frist und ist mit einem konkreten Ziel verbunden. Wurde das Ziel erreicht, ist das Projekt noch nicht automatisch beendet. Es gliedert sich die Abschlussphase an, bei dem das Projekt nachbereitet wird. Rückblickend wird der gesamte Projektverlauf analysiert und wichtige Erkenntnisse daraus gewonnen. Es findet eine Abschlussdokumentation statt und besondere Leistungen werden gewürdigt. Ungenutzte Ressourcen werden wieder zurückgeführt und Ergebnisse dokumentiert. Erst nachdem die Aufgaben abgeschlossen wurden, gilt das Projekt als beendet.

Den Überblick innerhalb des Projektes zu behalten ist eine große Herausforderung. Gerade zu Beginn ist noch ungewiss, wie das Projekt eigentlich ablaufen soll und selten nimmt es den tatsächlichen Verlauf, der auch geplant wurde. Häufig treten Veränderungen auf und das Projekt muss laufend angepasst werden.

Meilensteine und der Projektablauf, der vorher definiert wurde helfen, um den Überblick zu behalten. Der Projektablauf ist den einzelnen Phasen übergeordnet und hilft dabei, eine Orientierung zu gewährleisten. Er wird auch als Makrostrategie betitelt, der allem übergeordnet ist.

An der Mitwirkung von Projekten sind je nach Umfang mehrere Teams beteiligt. Diese müssen koordiniert werden. Damit das Projektmanagement die Teams besser steuern und den Überblick über alle Phasen behalten kann, sollten Schnittstellen gestaltet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Personen miteinander verknüpft werden und ein reger Informationsaustausch stattfindet.

Damit das gesamte Projekt zum Erfolg geführt wird, müssen die Ergebnisse sich nahtlos in das Gesamtgefüge integrieren lassen. Nur durch die Schaffung der Schnittstellen wird sichergestellt, dass komplexe Projekte abgeschlossen werden können.

In diesem ersten Kapitel haben Sie das Projekt und das damit verbundene Projektmanagement kennengelernt. Sie erkennen nun, welche Schritte wesentlich für ein erfolgreiches Projekt sind und dass diese sich während der Umsetzung laufend verändern können.

Die gründliche Planung wird als einer der wichtigsten Schritte angesehen und der Abschluss eines Projektes bedeutet nicht, dass dieses auch erfolgreich war. Um den Erfolg zu messen, müssen die einzelnen Ziele im Vorfeld klar definiert werden. Hierbei stehen vor allem der zeitliche Aufwand, die Kosten und die eigentliche Leistung im Vordergrund.

Dem Projektmanagement kommt nun die Aufgabe zu, dass die Ziele des Projektes erreicht werden. Finden Abweichungen statt, greift das Projektmanagement ein und steuert die Arbeiten auf die Weise, dass das gemeinsame Ziel erreicht wird.

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