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Der Projektauftrag – Die Geburtsstunde des Projektes

Der Projektauftrag – Die Geburtsstunde des Projektes

Der Projektauftrag

Das Projekt wird aus einer Idee heraus geboren. Die Idee beschreibt die Vision, die in der Zukunft verfolgt werden soll. Der Beginn eines Projektes ist nicht immer einfach zu bestimmen. So kann eine Idee für eine lange Zeit bereits im Unternehmen vorhanden sein, aber es gab noch keine Motivation, die Idee auch tatsächlich in die Tat umzusetzen.

Der interne Projektauftrag gilt in vielen Teilen, als die Geburtsstunde des Projektes. Nun werden zum ersten Mal wichtige Daten des Projektes erörtert und dokumentiert. Es werden die Ziele festgehalten, die Termine festgesetzt und mögliche Kosten kalkuliert. Daher ist der Projektauftrag ein wichtiges Dokumentationsmittel im Projektmanagement.

Der Projektauftrag gilt nicht nur als der eigentliche Beginn des Projektes. Er stellt eine Übersicht über das gesamte Projekt dar. Dabei geht es aber nicht um rechtsgültige Verträge. Diese werden erst im späteren Verlauf geschlossen. Es handelt sich eher um lose Ideen, die erstmals ausformuliert und dokumentiert wurden.

Laut DIN handelt es sich beim Projektauftrag um einen „Auftrag zur Durchführung eines Projektes oder einer Phase, bei der mindestens die folgenden Punkte erfasst werden: Zielsetzung, erwartetes Ergebnis, Randbedingungen, Verantwortlichkeiten, geplante Ressourcen, übereinstimmende Willensbekundung des Auftraggebers und des Projektverantwortlichen.“

Dieser Projektauftrag wird in der Regel intern verfasst. Er hält die Eckdaten, die in der DIN beschrieben werden fest und ermöglicht eine objektive Dokumentation des Projektes. Der interne Projektauftrag bildet die Basis aller weiteren Aufgaben im Projekt. Er gilt somit als Grundlage und sollte daher sehr gründlich erarbeitet werden.

Die Planungsphase beruht auf dem internen Projektauftrag und die Ziele, die dort festgehalten wurden, werden in der Planungsphase umgesetzt. Wurde der Projektauftrag fertiggestellt, geht damit auch die Bildung der Teams und das Verteilen der Ressourcen einher.

Bevor der interne Projektauftrag angefertigt wird, sollte der Business Case durchgeführt werden. Gerade kleinere Projekte scheitern daran, dass diese Aktivität übersprungen und nach der Idee zu schnell mit der Umsetzung des Projektes begonnen wird.

Ein anderer Begriff für den Business Case ist die Machbarkeitsstudie. Diese wird bei sehr umfangreichen Projekten in Auftrag gegeben und ist weitreichender, als der Business Case.

Für den Business Case zuständig ist die Managementebene. Diese ist gleichzeitig auch für die Investitionsentscheidung verantwortlich und fungiert als Geldgeber. Der Business Case wird zu Beginn genutzt, um eine Entscheidung für oder gegen das Projekt zu treffen. Im Laufe des Projektes wird der Business Case aber weiterhin gepflegt und anhand dessen Ergebnisse überprüft, ob die Durchführung des Projektes weiterhin die bestmögliche Entscheidung darstellt.

Der Business Case beantwortet zahlreiche Fragen, die mit dem Projekt verbunden sind. An erster Stelle steht hierbei, weshalb das Projekt durchgeführt werden sollte. Es muss also erörtert werden, inwiefern das Projekt sinnvoll ist und im Einklang mit der Unternehmensstrategie steht. Hat das Projekt einen positiven Einfluss auf die Entwicklung der Unternehmensstrategie oder sind die langfristigen Ziele des Unternehmens nicht mit dem Projekt vereinbar?

Gleichzeitig müssen auch die Interessen der Stakeholder gewahrt werden. Wenn diese nicht von der Idee überzeugt sind, müssen Alternativen erarbeitet werden, um die Vision des Projektes zu verwirklichen. Hierfür können im Rahmen des Business Case verschiedene Lösungsideen gegenübergestellt werden.

Am Ende des Projektes soll ein Nutzen erbracht und eine Leistung verwirklicht werden. Die Wirtschaftlichkeit gibt Auskunft darüber, wie hoch der Ressourcenaufwand ist, um den Nutzen zu generieren. Mit dem Business Case soll also auch erörtert werden, ob sich das Projekt überhaupt lohnt und der Nutzen mehr Wert ist, als die Ressourcen, die investiert werden.

Der Business Case wird auf Grundlage der vorhandenen Informationen erstellt und gibt eine Übersicht darüber, ob das Verfolgen eines Projektes sinnvoll erscheint.

Nachdem der Business Case durchgeführt und erörtert wurde, welches Projekt den größten Mehrwert bietet, folgt die Auftragserklärung. In diesem Sinne ist wieder der Einwand angebracht, dass gerade in dieser Anfangsphase die Geschwindigkeit nicht entscheidend ist. Vielmehr geht es darum, die Grundlagen des Projekterfolges zu legen. Basiert das Projekt auf einem wackligen Fundament, ist es unwahrscheinlich, dass dieses erfolgreich abgeschlossen wird.

Für die Auftragserklärung sollten sich die Beteiligten daher die Zeit nehmen, um diese so genau und ausführlich wie nötig zu gestalten. Zu den Beteiligten, die die Auftragserklärung mitgestalten gehören der Auftraggeber, die Projektleitung, das Kernteam und mögliche Stakeholder, die aktiv am Projekt mitwirken möchten.

Mit dem Projektauftrag wird die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt gelegt. Projekte sind mit einer großen Unsicherheit verbunden. Es wird ein Ziel verfolgt, das unter Umständen mit mehreren Jahren Arbeit verbunden ist und bei dem nicht immer sicher ist, ob das Projektziel tatsächlich erreicht wird.

Diese Unsicherheiten wirken sich auch auf die beteiligten Personen aus. Damit denen die Unsicherheit etwas genommen wird, sind vor allem drei Merkmale entscheidend.

Es muss eine Stakeholder- und Risikoanalyse durchgeführt werden. Damit werden mögliche Risiken, die im Verlaufe des Projektes auftreten, wahrgenommen und deren Auswirkungen bewertet. Dabei ist nicht auszuschließen, dass Risiken zu einem Scheitern des Projektes führen und die Investitionen nicht den gewünschten Mehrwert erbracht haben.

Das zweite Merkmal ist die Projektbeauftragung. Diese umfasst den Projektauftrag, als auch die beteiligten Personen und deren Erfahrungswerte. Gerade der Projektleiter sollte bei umfangreichen Projekten über einen großen Erfahrungsschatz verfügen, um das Projekt erfolgreich steuern zu können.

Als überaus wichtig in der Anfangsphase werden auch die Projekt-Kick-Off-Veranstaltung und die ersten Start-up-Workshops angesehen. Bei diesen Veranstaltungen werden vor allem die beteiligten Mitarbeiter in das Projekt integriert. Die Teamrollen sollen erörtert und der grobe Ablauf des Projektes festgelegt werden.

Die Kick-Off-Veranstaltung kann den offiziellen Start des Projektes bedeuten. Alle offenen Fragen wurden geklärt und es ist jetzt klar, wie das Ziel des Projektes erreicht werden soll. Diese offizielle Veranstaltung kann von einer Präsentation begleitet werden, in welcher der genaue Projektablauf dargestellt wird.

Im Projektauftrag werden einige wichtige Merkmale des Projektes festgehalten. Dieser kann von den Auftraggebern individuell nach den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. In den meisten Fällen sind die folgenden Inhalte Bestandteil des Projektauftrages.

Es wird festgehalten, wer alles am Projekt beteiligt und für dieses verantwortlich ist. Dabei werden die Organisationen des Auftraggebers und des Auftragnehmers dokumentiert. Im Rahmen dieser Organisationen werden wichtige Personen im Projektauftrag erwähnt. Es handelt sich hierbei um Entscheidungsträger und Projektleiter, die wichtige Funktionen besitzen und einen hohen Einfluss auf den Projekterfolg ausüben.

Die Idee des Projektes und welches Ziel damit verwirklicht wird, sollte ebenfalls im Projektauftrag festgehalten werden. Auf Grundlage dieser Idee und des Nutzens wird das gesamte Projekt begründet. Wurde ein Business Case ausgeführt, werden dessen Ergebnisse hier übertragen.

Zudem ist es wichtig, dass der langfristige Nutzen dargestellt wird. Es wird also festgehalten, welche Vorteile sich die Beteiligten von diesem Projekt versprechen. Hierbei geht es vor allem darum, den Nutzen für die Stakeholder zu beschreiben. Wird das Projekt nicht innerhalb derselben Organisation durchgeführt, sondern von externen Dienstleistern, ist deren Nutzen durch die Gewinnerzielung bereits abgeklärt.

Wie bei herkömmlichen Dienstleistungsverträgen, muss im Projektauftrag auch beschrieben werden, wie die eigentliche Leistung aussieht. Dies kann einige Projekte vor Probleme stellen, da zu Beginn nicht immer klar definiert ist, welches Produkt eigentlich geliefert wird. Im Verlaufe des Projektes sollte sich das Ergebnis aber klar zeigen und festgehalten werden. Werden vor allem materielle Leistungen erbracht, fällt die Definition des Projektergebnisses etwas leichter. Das Ergebnis ist greifbarer und kann einfacher beschrieben werden.

Um das Projektergebnis zu realisieren, muss das Projektbudget festgelegt werden. Im einfachsten Fall beschreibt dies einfach nur, wie viel Geld zur Verfügung steht, um das Projekt zu verwirklichen. In diesem Budget sollte bereits der Gewinn als Managementreserve und ein Risikobudget eingeplant werden. Damit ist sichergestellt, dass genügend Ressourcen bereitgestellt werden, um auf bestimmte Risiken reagieren zu können.

Bei dem Projektbudget geht es in vielen Teilen aber nicht um die finanziellen Mittel. Das Kapital stellt nur einen Teil der Ressourcen dar. Bedeutsamer ist in vielen Fällen der Personalaufwand. Hierbei wird beschrieben, wie viele Arbeitsstunden geleistet werden müssen, um das Projekt abzuschließen. Diesen Arbeitsstunden wird dann ein monetärer Wert zugewiesen.

Die Schätzung des Projektaufwandes gehört zu einem der unsichersten Felder innerhalb des Projektauftrages. Vorteilhaft ist es, wenn auf Erfahrungswerte von anderen Projekten verwiesen werden kann. Je nach Bereich können offizielle Dokumentationen genutzt werden. Im Baubereich stehen dafür zum Beispiel die Kostengruppen und statistische Kostenkennwerte zur Verfügung.

Zu dem Projektauftrag gehört auch, dass die Projektrisiken beschrieben werden. Die Risikoanalyse kann schon Bestandteil des Business Case sein. Bei der Betrachtung des Risikos müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Zu Beginn besteht vor allem das Risiko, dass der gewünschte Nutzen nicht eintreten könnte. Dies kann der Fall sein, wenn ein Wettbewerber ein Produkt schneller am Markt etablieren konnte oder ein Konkurrent eine höherwertige Technologie entwickelt hat.

Im Laufe der Zeit werden die Risiken, die dazu führen könnten, dass das Projekt nicht erfolgreich abgeschlossen wird, bedeutsamer. Nachdem schon einige Ressourcen investiert wurden, soll das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht werden.

Diese Risiken müssen analysiert werden. Werden diese als zu hoch eingestuft, ist es sinnvoller, die Ressourcen an anderen Stellen einzuplanen, die für einen sichereren Gewinn sorgen.

Im Projektauftrag wird bereits ein grober Terminplan aufgestellt. Dieser beinhaltet sowohl die Start- und Abschlussphase, als auch die Meilensteine, die im Projekt erreicht werden. Ein sehr grober Plan sieht zumindest die Termine für den Abschluss der fünf Phasen eines Projektes vor. Detailliertere Terminpläne können Meilensteine beinhalten, die innerhalb des Projektablaufs erreicht werden sollen.

Der Projektauftrag sollte angefertigt werden, nachdem die Definition des Projektes abgeschlossen ist. Damit können die Ergebnisse der Definitionsphase festgehalten werden. Sollten sich im Laufe des Projektes neue Ergebnisse zeigen, die zu einer Änderung des Projektauftrages führen, können diese eingebracht werden. Für die Änderung ist ein eigener Prozess notwendig, an dessen Ende der Projektauftrag überarbeitet wird.

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