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Wie Sie mit einem Stakeholdermanagement ein Projekt erfolgreich abschließen

Wie Sie mit einem Stakeholdermanagement ein Projekt erfolgreich abschließen

Das Stakeholdermanagement

An einem Projekt gibt es einige beteiligte Parteien, die einen Einfluss auf das Projekt ausüben. Innerhalb der Definitionsphase muss genau beschrieben werden, wie das Projektumfeld ausschaut und welche Kooperationen bestehen. Das Stakeholdermanagement hat spätestens seit den 80er Jahren eine höhere Bedeutung erhalten und gehört heutzutage zu einer Schlüsselaufgabe, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.

Als Stakeholder werden die Projektbeteiligten bezeichnet, die ein Interesse an dem Verlauf oder das Ergebnis des Projektes haben. Die Stakeholder werden durch das Projekt entweder direkt oder indirekt berührt.

Beim Stakeholdermanagement wird die Zufriedenheit dieser Projektbeteiligten als Vorgabe genannt. Bevor die Zufriedenheit sichergestellt werden kann, muss zunächst erörtert werden, welche Stakeholder im aktuellen Projekt überhaupt vorliegen.

Das Stakeholdermanagement befasst sich also mit dem sozialen Umfeld des Projektes. Hierbei können sowohl Unterstützer, als auch Gegner genannt werden. Es wird erörtert, welche Motivation diese haben und wie sich deren Einfluss auf das Projekt auswirken kann.

In der Öffentlichkeit erfährt das Stakeholdermanagement vor allem eine große Bedeutung bei Bauprojekten. Dies kann zum Beispiel bei überirdischen Stromtrassen oder anderen Infrastrukturprojekten beobachtet werden. Anwohner können als Gegner dieser Projekte auftreten und mitunter dafür sorgen, dass diese nicht verwirklicht werden können. Das Bauprojekt „Stuttgart 21“ zeigt hierbei deutlich, welche Bedeutung das Stakeholdermanagement und die Kommunikation mit allen Beteiligten hat. Werden die Interessen der Beteiligten ignoriert, kann dies verheerende Auswirkungen auf das gesamte Projekt haben.

Das Stakeholdermanagement wird aber nicht betrieben, um alle Parteien glücklich zu stellen. Vielmehr werden auf diese Weise bestimmte Risiken abgemindert. Durch das Management der Stakeholder wird die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs erhöht. Bei größeren Projekten wird die Anzahl an Stakeholdern schnell unübersichtlich und es ist kaum möglich, die Interessen aller Beteiligten im gleichen Maße zu berücksichtigen.

Die Empfehlung der DIN lautet daher, dass die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder mit angemessenem Verständnis und Aufmerksamkeit begegnet werden sollte. Es müssen also Prioritäten gesetzt werden und nicht jede Gruppe der Beteiligten kann auf gleiche Weise bedacht werden.

Die Stakeholder können je nach Zustimmung zum Projekt in verschiedene Gruppen unterteilt werden.

Als Förderer werden diejenigen Beteiligten verstanden, die sich für das Projekt engagieren. Sie stehen dem Projekt positiv gegenüber und liefern Ressourcen, die zu einem Projekterfolg führen können. Sie haben ebenfalls einen wichtigen Einfluss auf die Definition der Anforderungen.

Gruppen, die dem Projekt eher kritisch gegenüberstehen, können als Skeptiker bezeichnet werden. In dieser Gruppe werden die Beteiligten zusammengefasst, die sachlich gegen das Projekt argumentieren. Die Argumente sollten aufgefasst und in der Risikoanalyse integriert werden. Die Argumente können Hinweise auf mögliche Risiken liefern, die bisher noch nicht erkannt wurden.

Offene Gegner des Projektes werden zu den Opponenten gezählt. Sie können zu einem Risiko für den Erfolg des Projektes werden. Im Gegensatz zu den Skeptikern, liefern diese aber nicht unbedingt sachliche Argumente, sondern handeln irrational.

Beobachtet werden sollte auch die Gruppe der neutralen Stakeholder. Diese können sich entweder zu Befürwortern oder Gegnern des Projektes entwickeln.

Die Einteilung der verschiedenen Gruppen ist wichtig, damit das Projektteam entsprechende Strategien und Maßnahmen umsetzen kann, um das Projekt zu stabilisieren und voranzutreiben.

Damit das Projekt eine möglichst hohe Erfolgswahrscheinlichkeit hat, müssen die Stakeholder möglichst früh identifiziert und einbezogen werden. Das Stakeholdermanagement gehört zu den Aufgaben, die schon vor der Ausarbeitung des Projektauftrages ausgeführt werden sollte. Wird das Stakeholdermanagement erst in der Projektplanung oder der Durchführung beachtet, können mögliche Probleme nicht mehr ausreichend gelöst werden. Zu Beginn des Projektes sind die Möglichkeiten der Lobbyarbeit und des Marketings noch sehr weitreichend möglich und flexibel. Das Projekt ist in seiner Anfangsphase noch flexibel und die Interessen der Stakeholder können eher berücksichtigt werden.

Besonders in Zusammenarbeit mit politischen Entscheidungsträgern und mit Umweltverbänden kommt dem Stakeholdermanagement eine hohe Bedeutung zu. Nicht jedes Projekt ist jedoch so groß und komplex, dass die Auswirkungen bis in die Politik spürbar sind. Wird ein kleineres Projekt innerhalb eines Unternehmens umgesetzt, können Gespräche mit dem Betriebs- oder Personalrat vorteilhaft sein, um die Interessen aller Beteiligten zu wahren.

Das Stakeholdermanagement sorgt dafür, dass der Projektverlauf nicht ins Stocken gerät und reibungsfrei abläuft. Ziel des Stakeholdermanagements ist es, dass eine positive oder zumindest neutrale Haltung gegenüber dem Projekt eingenommen wird. Dabei soll eine Verbindlichkeit erreicht werden, sodass eine gewisse Planungssicherheit besteht.

Im Umgang mit den Stakeholdern gibt es wichtige Kommunikationsregeln.

Die Beteiligten sollten in jedem Fall wahrgenommen und angehört werden. Wird die Kritik ignoriert, kann sich dies als großer Nachteil im Verlaufe des Projektes äußern. Zum einen können die Kritiker anstreben, das Projekt zu blockieren, zum anderen kann berechtigte Kritik übersehen werden.

Nach dem Anhören sollte die Motivation der Stakeholder verstanden werden. Dazu ist es vorteilhaft, wenn eine gewisse Empathie gezeigt wird. Sich in die Rolle des Gegenübers hineinzuversetzen, kann hilfreich sein, um dessen Position besser zu verstehen.

Mit den Stakeholdern sollte aktiv der Kontakt gesucht werden. Dadurch fühlen sich diese besser verstanden und können das Feedback aufnehmen. Zudem ist die Integration der Stakeholder in den Projektablauf vorteilhaft, damit diese ein besseres Verständnis entwickeln.

Wurde die Haltung zum Positiven verändert, sollte eine Verpflichtung angestrebt werden. Nur durch die Verpflichtung kann das Risiko dauerhaft und mit einer gewissen Sicherheit reduziert werden.

Für das Stakeholdermanagement wesentlich ist die Stakeholderanalyse. Bei der Analyse werden zunächst alle möglichen Beteiligten identifiziert und bewertet, welche Bedeutung diese haben. So können manche Beteiligte eine sehr geringe Bedeutung auf den Projektablauf haben, während andere Gruppen einen sehr großen Einfluss ausüben. Die Bewertung und der Einfluss können sich mit der Zeit aber verändern.

Ein wichtiger Grundsatz ist, dass nicht die Projektteams darüber entscheiden, wer als Stakeholder anerkannt wird. Als Stakeholder gilt jeder Beteiligte, der eine bestimmte Meinung zum Projekt vertritt und meint, vom Projekt betroffen zu sein.

Dennoch muss ausgehend vom Projekt analysiert werden, wer alles zu den Stakeholdern gehört. Um alle möglichen Stakeholder zu identifizieren, sind Gespräche mit den Auftraggebern, Nutzern oder Lieferanten wichtig. Diese können wichtige Erkenntnisse darüber liefern, welche Gruppen oder Personen als Stakeholder auftreten.

Die Stakeholder werden zunächst zwar als Gruppe gesehen, letztlich besteht die Gruppe aber immer aus einzelnen Individuen. Treten Umweltorganisationen oder Behörden als Gegenspieler auf, geht es hierbei immer um Menschen, die handeln und auftreten.

Die Identifikation der Stakeholder kann auf Grundlage von Gesprächen, Befragungen und Workshops erfolgen. Wichtig sind zudem Dokumentationen vergangener Projekte, bei denen Stakeholder bereits identifiziert wurden.

Nachdem die Stakeholder identifiziert wurden, muss die Bewertung erfolgen, welche Gruppen einen hohen Einfluss auf den Projekterfolg haben. Die Ressourcen eines Projektes sind begrenzt und daher müssen Priorisierungen vorgenommen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ressourcen so auf die Stakeholder verteilt werden, dass die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolges maximiert wird.

Die Stakeholder können sowohl einen positiven, als auch negativen Einfluss auf das Projekt nehmen. Dies wird im Rahmen der Bewertung berücksichtigt. Zudem wird festgehalten, wie hoch der ausgeübte Einfluss der Stakeholder tatsächlich ist.

Der Einfluss der Stakeholder macht sich dadurch bemerkbar, wie viel Zeit diese bereit sind in das Projekt zu investieren, um diese entweder positiv oder negativ zu gestalten. Zusätzlich wird analysiert, wie hoch der mögliche Machteinfluss ist. Verfügt eine Gruppe über ein hohes Machtpotential und ist diese gewillt, viel Zeit in das Projekt zu investieren, sollte offensichtlich sein, dass diese zu den wichtigen Stakeholdern gehört.

Nachdem die Stakeholder und deren Bedeutung identifiziert wurden, müssen Sie nun die richtige Strategie wählen, damit diese eine positive Haltung zum Projekt einnehmen. In Abgrenzung der Bewertung der Stakeholder ist zudem offensichtlich, dass die Strategie auf die einzelne Gruppe angepasst werden muss. Die Stakeholder werden also unterschiedlich behandelt.

Von wichtiger Bedeutung für das Stakeholdermanagement sind die Kommunikation und das Projektmarketing. Die Kommunikation stellt sicher, dass die Stakeholder sich angesprochen fühlen und als Beteiligte des Projektes verstanden werden.

Beim Stakeholdermanagement stehen Menschen und deren Meinungen zum Projekt im Vordergrund. Diese Meinung kann von Gefühlen begleitet werden. Daher ist es wichtig, dass nicht nur Kostenaspekte beim Stakeholdermanagement betrachtet werden. Dies könnte dazu führen, dass einige Beteiligte nicht mit der notwendigen Aufmerksamkeit bedacht werden. Zudem gilt in der Kommunikation immer, dass ein respektvoller Ton herrschen sollte.

Durch das gezielte Projektmarketing werden die positiven Seiten des Projektes gezeigt. Es wird verdeutlicht, welcher Nutzen durch das Projekt entsteht. Dadurch kann die Öffentlichkeit vom Projekt überzeugt werden und Behörden könnten dazu bewegt werden, die benötigten Genehmigungen zu erteilen.

Nicht nur das Projekt als solches sollte mit Marketingmaßnahmen betrachtet werden. Steht die Entwicklung eines Produktes im Vordergrund, sollte ebenfalls ein Marketing durchgeführt werden, welches sich auf das Produkt konzentriert.

Das Stakeholdermanagement gewinnt also immer mehr an Bedeutung und gerade wenn es um Projekte geht, die die Umwelt betreffen, müssen sämtliche Gruppen einbezogen werden, damit der Projektverlauf nicht negativ beeinflusst wird.

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